电子邮件是当前企业常用的沟通方式，工作中的科研成果、专利技术、市场策略、销售数据等机密文档都可以通过邮件发送出去，然而随之而来的邮件安全问题也令人担忧，一些人会利用邮件渠道将公司机密带走，而无意间把重要邮件发给无关人员也会致使机密外泄。
如何防止邮件泄密？
邮件传输文件快速，使用简单，这些优点使得机密很容易被泄露。员工使用私人邮箱外发邮件很难被察觉，通过邮件外发了什么内容无从得知，发送了包含敏感信息的附件或正文无法及时阻断，发生泄密后难以追查泄密者……加上邮箱系统类型众多，可以从桌面的邮箱软件或者网页邮箱外发文档，让人防不胜防。
管控邮件外发行为，可以更好防止机密信息外泄，维护企业的利益和声誉。IP-guard终端安全管理系统就涵盖邮件管控，帮助企业控制邮件发送，审计邮件外发行为以及内容，结合敏感内容识别可对邮件内容实时检测，识别和拦截含有敏感信息的邮件，同时还可以结合屏幕监管记录邮件发送时的屏幕画面，以供后期审计。
IP-guard：识别敏感信息、启动屏幕快照，智能管控邮件发送
1、控制邮件发送，强制抄送邮件
IP-guard可通过收件人、发件人、主题、附件名、邮件大小等关键字控制邮箱客户端的邮件外发，还可以限定只能使用特定的邮箱发送邮件，例如：可通过安全策略要求员工必须使用企业邮箱，不能使用私人邮箱发送邮件，禁止发送包含附件的邮件等等。
IP-guard还可设置员工发送邮件时必须抄送给领导才能发送出去。例如某些工作岗位的员工外发的邮件常会涉及公司机密，这些都可以设置员工必须抄送邮件给领导。
2、识别敏感信息，阻断邮件外发
防止机密信息被有意无意外泄，IP-guard敏感内容识别系统可以对企业大量的文件进行精准识别和分类，其中就包括对邮件内容和附件进行检测，员工发送邮件的时候，如果邮件正文和附件包含敏感信息，可以直接禁止该邮件发送。
3、智能启动屏幕记录，提高审计精确度
结合IP-guard屏幕监控，管理员可以对部分员工的邮件发送设置屏幕记录策略，当员工使用邮件客户端发送邮件时，会自动启动屏幕监控，记录当前的屏幕快照，以便管理人员对其审计。
4、记录邮件收发行为，集中审计
IP-guard支持记录接收和发送的邮件，详细记录邮件主题、发件人、收件人、抄送人、邮件内容以及对附件内容进行自动备份等，便于企业对邮件的安全使用情况进行集中审计。
通过技术措施管控邮件使用，可以更有效地防止通过邮件泄密，像一些蓄意泄露机密的行为并不是规章制度所能控制的，有时员工的工作疏忽也会让含有机密的文件被送给无关的人员，这些都需要不间断的管控策略，保护企业内的机密安全。
